Нови сајт ЕМАИЛ ЦХАРТЕР дели са нама десет правила која још увек могу уштедети време свим корисницима приликом рада са е-маилом, што нас све више и више утапа и хвата све слободно време. И све зависи не само од броја порука које падају на вас. Често је проблем што људи једноставно не раде једноставне ствари које могу сачувати сате и године живота за људе с којима радите.
Дакле, испод 10 бодова / врхова ове повеље.
1. Поштујте време примаоца
Ово је фундаментално правило. Као пошиљалац, МОРАТЕ размислити о томе како минимизирати обраду вашег писма. Чак и ако морате више времена да пишете.
2. Укратко - не значи грубо
Разумите одговоре у писмима, али не упуштајте се у графоманију, нећете читати есеј и вероватно не само ваш прималац.
3. Донесите јасноћу
Почните са темом поруке и, ако је могуће, додајте статусне ознаке.,,,, … Ако слово садржи више од пет реченица, онда проширите суштину слова без лукавих скретања. Избегавајте чудне фонтове или боје.
4. Поставите једноставна питања.
Сматра се да је лош стил уметање четири параграфа текста из претходне преписке и питање “Ко има мисли?” Често то раде, вјерујте ми. Боље је да поставите питање након што сте га прочитали са ограниченим бројем одговора. На пример:
Послао сам ти уговор. Када га можете потписати:
а) сутра;
б) ове седмице;
ц) потребна је координација.
Дакле, искључујете често дуге расправе које се могу појавити само зато што неко више нема шта да ради.
5. Будите опрезни са ЦЦ:
Не додајте копију писама групи људи за сваки случај. Ово ће повећати време одзива, јести пуно времена и често може да учини питање нерешивим. Сви се сјећају легендарне кореспонденције запосленика једне од банака?
6. Не повлачите цијели реп разговора
Многа преписка се одлаже и огромни репови прошлих писама расту. Не вуците их. Замислите шта нови колега или партнер чека у СС-у. Боље је оставити 3-4 последњи одговор и рећи своје прошле аранжмане својим речима.
7. Борба са сликама
Немојте користити графичке објекте у опису који неки програми приказују као прилоге. Сваки пут када проверите да ли постоји нешто ново у прилогу. И немојте додавати текстуалне информације у облику датотеке, ако се она може убацити у слово са текстом.
8. Користите прихваћене ЕОМ или ННТР кодове.
Додавањем знакова ЕОМ (= Крај поруке) предмету поруке, кажете да је расправа затворена. И ННТР (= Нема потребе за одговором) - што није потребно да се одговори. Ово штеди и примаоца и ваше време и нећете добити још једно писмо са питањем као што је "Дакле, шта вам треба од мене?"
9. Ограничите своје одговоре.
Нисте обавезни да одговарате на било коју поруку е-поште. Поготово ако вам се не обраћа директно, а ви стојите само у КЗ. Немојте писати нешто попут “Хвала вам на савету”, “Хвала вам на помоћи” или “Ох, кул!” Ово није права комуникација и постоје нека правила, од којих је најважнија спашавање времена једно другом.
10. Дисцоннецт!
Сви смо се сложили да потрошимо мање времена на е-пошту, сви желимо да примамо мање е-порука. Покушајте да резервишете пола дана и донесите својим колегама да нећете бити е-маил. Или правило да викенд проводите без е-маила. И дајте на телефонској секретарици викенд линк на овај пост.
Овде можете потписати повељу.
