Чини се да сада људи раде само оно што комуницирају путем друштвених мрежа и електронске поште, зашто су им потребна нека друга правила, када и тако одређене норме раде? У ствари, у 9 случајева од 10 саговорници заборављају на апсолутно елементарне ствари, постоји маса неспоразума и кашњења. Па, то би било само о личној кореспонденцији: у пословној комуникацији се догађа иста ствар (а понекад и много гора него у неформалној комуникацији). Желим са вама подијелити 10 правила за комуникацију у друштвеним мрежама и путем е-маила, и надам се да ћете наћи апликацију за њих, чинећи дигиталну комуникацију не мање дјелотворном од оффлине комуникације.
1. Увек се представите странцима и немојте почети са "Добар дан дана"
Јасно је да је ваше име већ видљиво. Али барем у једној реченици, реците нам ко сте, одакле су, која компанија представљају и зашто пишу потпуној странци. Тако да ће бити јасно где сте сазнали за свог саговорника, постоји одређена “подешавања” будућег тона разговора. Уосталом, није јасно ко сте са аватаром и именом / презименом: озбиљна особа или други интернет сцаммер (све се деси, кажем вам, и на Вебу, први утисак није ништа мање - или чак више - варљив него у оффлине животу). Зашто не почети са "Добар дан"? Зато што сте толико слични продавцу гвожђа и “Хербалифе”:) Не, истина је: шта вас спречава да пишете “Добар дан!” Или “Здраво!” (Или чак “Здраво!”). И свакако додајте поздравну жалбу по имену. Безличан „добар дан дана“ вам омогућава да се увучете у сумњу да шаљете таква писма или поруке у серијама на десетине странаца сваки дан, и стога се чак ни не трудите да „поздравите“ позицију у ситуацију и временски контекст.
2. У првој поруци / писму увек се односи на "ти"
Да напишете “Ви” или “Ви” је ваше пословање (на овом рачуну, холивор у РуНет-у није ослабио три године:)). Важно је да још увек нисте упознати са особом, и не би требало да идете директно на ниво "ви" по дефаулту (нису сви људи третирају ово једнако једноставно, верујте ми). Ако је саговорник истих година као ви или млађи од вас, можете предложити прелазак на „ви“ тек након неколико писама или порука (али само ако видите да је опћи тон „разговора“ пријатељски, и на емоционалној позадини комуникације, мијењајући „ви“ у „ви“ "Неће бити негативно погођен). За људе који су много старији од вас, у пословној кореспонденцији увијек се односи на "вас".
3. Не позивајте апсолутно непознате особе на мобилни или Гоогле Хангоутс без дозволе
Чак и ако сте негде пронашли / видели / препознали телефон особе за коју сте заинтересовани, немојте почети да га зовете. На пример, ја никад не подижем телефон непознатим бројевима, ако не очекујем позив. Услуга мобилног телефона или видео позива је „последња граница“ коју има свака модерна особа (без обзира на то ко ради, шта ради или у којој позицији је). Покупити телефон апсолутно на све долазне позиве може и мора само ПР менаџер или званични представник компаније. У другим случајевима, са 90% шансе, још увек нећете одговорити. Уштедите време и живце других људи. Друга ствар је да сте тражили број за више детаља, сам саговорник вам је дао тај број и ви сте га контактирали (већ уз његову дозволу).
4. Почните са главним
Јасно је да имате “велики пројекат”, да сте “компанија која се бави овим и тим”, да је “препоручено да се пријавите”, итд. Све уводне "воде" треба смањити на највише 2 мале реченице. Пређите на ствар: ви се бавите конкретним приједлогом / питањем / захтевом, а не да оглашавате себе, своју компанију и оно што сте цоол (ова "болест" трпи скоро трећину компанија и агенција које пишу фрееланцерима) пример).
5. Немојте одлагати одговор на захтев и немојте се плашити да кажете "не"
О томе зашто је важно и потребно одбити и урадити то правовремено, писао сам раније. За сваки случај, дозволите ми да вас још једном подсетим: одлагање одговора на питање, резиме или предлог за сарадњу повећава негативну "карму" у очима супротне стране и ставља вашег саговорника у стање хроничне неизвесности.
6. Будите љубазни и резервисани, користите тему разговора у писму.
У наслову писма јасно наведите у 3-5 речи оно о чему пишете и зашто. Дакле, већа је вероватноћа да одговорите. Чак и ако вас тон саговорника повреди или вам се чини арогантним, показујете уздржаност и уљудност: можете се једноставно суочити са “одбрамбеном реакцијом” особе која прима писма од разних некомпетентних, па чак и ограничених људи (позната особа или компанија ради, проценат таквих писама постаје већи).
7. Ако имате сумње - гоогле
Тако се и дешава: дуго времена комуницирате са неком особом или за неке личне теме, али вас “муче нејасне сумње” о пристојности, намерама и озбиљности вашег саговорника. Немојте да будете лењи да возите име и презиме у тражилицу, прегледајте пројекте, блогове повезане са овим именом. Погледајте Фацебоок, Твиттер и понекад чак и профиле за упознавање: “скелети у ормару” понекад леже на најочитијем месту. Не без разлога у великим ИТ компанијама када се пријављују за посао провјеравају „дигитални ја“ будућег запосленика.
8. Провјерите пошту два пута дневно, прије свега када одговарате на писма непознатих особа.
За мене, поставила сам правило да провјеравам пошту ујутро до 10 сати ујутро и увече од 17: до 19:00. Фокусирајте се на адресе пошиљаоца и предмет писма. Повремено гледајте у фасциклу „Спам“ у вашем профилу поште и на картици „Остало“ у Фацебоок порукама: понекад важна и потребна слова стижу до вас (јер технологија још увек не-не-да и не успева).
9. За службена путовања и одмор, поштом укључите аутоматску секретарицу.
У исправно конфигурираној телефонској секретарици, у одговору на писмо послано вама, треба да постоје контакт подаци особе која се може контактирати током вашег одсуства, као и напомене о вашој доступности / недоступности за позиве и писма током одређеног временског периода, могућност / немогућност писања на Скипе, Фацебоок или други канали комуникације.
10. Копирајте само оне који су у питању. Користите налепнице, групе и фолдере за рад са словима.
"Леапфрог" из приложених писама упућених одједном до 20 људи из једне компаније није добро и незгодно. То је такође незгодно. Заборавите писмо и прегледајте архиву порука и писама у потрази за темом разговора или пројекта који вам је потребан - за слободњака или менаџера уопште је неопростива ствар. Што више редоследа имате у "Инбок" и "Сент", то вам је удобније и мање времена ћете потрошити на средњу рутину.
Фото: Схуттерстоцк
