Е-пошта за многе је још увијек недодијељен радни алат и свакодневна патња. Неко има седам долазних писама, а сада ће их брзо раставити. Неко има 46 сандучића, али ће их и згрнути у једном дану јер је навикао на то. За сваку особу постоји одређени праг за број долазних е-порука дневно, који он може обрадити без одлагања обраде наредног дана и, сходно томе, без стварања блокада у електронској кутији. Овај праг можете назвати "природним".
Ако има више писама него што особа може да обради, онда морате да промените приступ управљању е-поштом. Ово ће повећати праг на вриједност која је потребна у одређеном случају. Потребно је обрадити 100 порука дневно? Тако да можете и 100, само користите исправну методу у раду са поштом. Који? Сада реци.
Једини показатељ да се особа носи са поштом је нула на крају радног дана. Кључни принцип компетентне обраде је разумевање онога што је писмо пред вама. Прво морате научити како да јасно разврстате писма и знате шта да радите са сваком врстом.
Сва долазна писма могу се поделити у седам категорија:
- Нема потребе да одговарате, нема потребе да читате. Постоје два начина за таква писма: архивирање или брисање. Ако добијете други билтен који никада нисте прочитали, учините себи услугу - одјавите се. Једна акција у замену за ослобађање од десетака таквих писама у будућности. Желимо да научимо како да се носимо са протоком писама у једном дану? Мање протока је лакше. Не бојте се да пропустите нешто важно. Стварно потребне информације ће доћи до вас на други начин и појавити се пред вама барем још једном.
- Са прилозима датотека. То могу бити обавештења о потреби плаћања нечега или информација за текући или будући рад. За таква писма корисно је креирати одвојене мапе, али без фанатизма. Превише мапа? Поједноставите. Да бисте касније пронашли нешто неопходно, потребно вам је не хиљаду фасцикли, већ могућност коришћења функција претраживања поште.
- Одговорите по жељи. Одговор је необавезан, али понекад је корисно. Онда поступите искључиво на основу ситуације.
- С временом да прегледамо. Занимљиво је читати, али не нужно. Покушајте да ову и претходне категорије назовете што више писама. Ово је кључ за ефикасно руковање поштом.
- Морам да одговорим данас. Све је једноставно: узмите и одговорите или сада, ако је нешто апсолутно хитно, или на крају радног дана.
- Морам да одговорим, али не данас. Лепота е-поште је у томе што се не ради о разговору или телефону. Нико не очекује и не треба очекивати брз одговор путем е-маила, ако то није назначено у заглављу писма. Ако је дан позив за одговор, или ви сами знате и разумете колико дуго требате дати одговор, онда поставите таква писма у одговарајући фолдер. На пример, „Одговори у понедељак“, „Одговори у уторак“ и тако даље. Сада направите контролну листу, која има ставку "Ујутро, процес поште одлаже за данас." У ту сврху постоје и специјализовани алати за аутоматизацију: РигхтИнбок за Гмаил, ФолловУпТхен.цом и ФолловУп.цц.
- Неразумљиво писмо. Постоје таква писма која се тешко приписују једној од категорија. Немојте се мучити размишљањем и сложите се са собом да се таква писма односе на једну од горе наведених категорија.
На основу ове класификације, биће нам потребне фасцикле за категорије 2, 3, 4 и 6.
Правила за обраду е-поште
- Дозволите 30 минута на крају радног дана да унесете пријемну пошту на нулу. То је ефикасније од покушаја да се одмах одговори на свако писмо. Људи нису мултитаскинг. Мање ометања и пребацивање - већа ефикасност.
- Шта да радимо са хитним писмима? Подесите интервал са којим означавате поље током дана. На пример, једном на сат. Означите оквир за хитна важна писма и, ако их нема, вратите се на посао. Запамтите предност поште: она није средство за тренутну интеракцију. Могуће је да ће проблем наведен у једном од ургентних писама бити ријешен без вашег учешћа до краја дана, или до краја дана ћете добити више информација које ће ријешити проблем брже и ефикасније.
- У било ком тренутку када не проверавате пошту, држите је затвореном. Онемогући обавештења. Ослободите се збуњујућег размишљања о броју долазних писама. Сада имате други посао, а време за пошту још није дошло. У тренуцима сумње у исправност таквог приступа, запамтите: ви нисте у нуклеарној електрани, али чак и да сте на њој, онда би вам у сваком случају речено да прегријавање реактора није било путем е-поште.
- Искористите своју жељу да завршите радни дан на време да бисте убрзали обраду поште. Зато се препоручује да се инбок на крају дана растави на нулу. Имате 30 минута, и желите брзо да завршите све. У ствари, испоставља се нека врста игре, али можете и намерно гамирати обраду е-поште.
- Напишите кратко и тачно.
- Будите позитивни и пријатељски. Е-поруке су у стању да граде и уништавају односе. Уместо да се баве заиста важним питањима, људи понекад иду тако далеко да покушавају да назову свог противника као идиота на најделикатнији и скривенији начин, и читав текст је изграђен на томе. Нема ничега чудног у изражавању ваше позитивне поруке примаоцу малом пријатном фразом у телу писма. Ваша љубазност ће вам се вратити, а кореспонденција ће постати много значајнија и продуктивнија.
- Потребно је да обрнете слова обрнутим редоследом. И једини начин. Логичније је почети са старијим словима, али наш циљ је нула инбок, што значи да ћемо доћи до првог писма које добијемо прије краја радног дана. Ако се препустите себи и почнете да остављате последња писма која су примљена данас за сутра, цела техника ће престати да ради. Зашто вам уопште треба да проучавате компетентан рад са поштом, ако не следите фундаментално правило? Наставите да радите као и раније и патите.
- Отворите само потребна слова, слање у архиву или за брисање остатка. Ми такође злоупотребљавамо претплате на непотребне ствари (претплата на Лифехацкер, напротив, веома је неопходна) и као резултат тога добијамо више информација него што их можемо прочитати. Како разликовати потребна слова? Постоји једно једноставно, али веома ефикасно правило: отворите само она писма која су упућена одређеној особи за вас лично. Остатак - у једној од категорија описаних на почетку чланка о ситуацији.
- Цреате темплатес. Често су одговори на слова прилично стандардни, то јест, ви пишете исту ствар. Примјетили сте да често пишете ову фразу? Направите шаблон за брзо копирање или га креирајте у самој поштанској услузи.
- Ако је порука обрађена, а још има времена, онда је морате ефикасно користити. Идемо у категорију слова 3, 4 и 6, и тамо наметнути ред.
Овај туторијал, који је, као што сте приметили, заснован на правилном сортирању, одличан је додатак општим саветима за е-пошту од ЛинкедИн ЦЕО-а Јеффа Веинера. Такође не пропустите 10 маилинг савета од Леа Бабаутса. У ствари, постоји много додатних начина за добијање највише е-поште. Пробајте технике које су примјењиве на себе, анализирајте резултате и не заборавите оставити властите савјете о побољшању ефикасности рада с е-поштом у коментарима.
